Tachograf cyfrowy - obowiązki przedsiębiorcy

Obowiązki przedsiębiorstwa

Kilka prostych zaleceń związanych z eksploatacją pojazdu wyposażonego w tachograf cyfrowy..

1. Pamiętaj o kalibracji tachografu.

Bez względu na to czy zakupiłeś nowy samochód od dealera, czy używany w ciągu 14 dni od daty wydania dowodu rejestracyjnego, zanim wykonasz pierwszy transport, musisz zgłosić się w warsztacie i przeprowadzić kalibracje tachografu. Kalibracja polega m.in na wpisaniu nowego nr rejestracyjnego, ustawieniu czasu oraz wszystkich niezbędnych parametrów tachografu. Co kolejne 2 lata należy wykonać kolejną kalibrację !

2. Wyrób karta przedsiębiorstwa.

Wymagana na mocy przepisów. Należy ją wyrobić w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych.

Po otrzymaniu karty przedsiębiorstwa należy przy jej pomocy zablokować tachograf w pojeździe "na siebie". Blokowanie tachografu jest prostą czynnością polegającą na włożeniu karty przedsiębiorstwa do tachografu. Od momenty zablokowania tachografu tylko przy jej pomocy będziesz mógł pobrać dane z tachografu lub z karty włożonej do tachografu. Będziesz mógł także wykonać odpowiednie wydruki niedostępne bez karty przedsiębiorstwa.
Kart przedsiębiorstwa możesz mieć kilka. Maksymalnie na 60 dni przed końcem okresu na jaki została wydana karta przedsiębiorstwa złóż dokumenty na nową kartę.

3. Przeszkol kierowcę.

Zanim pozwolisz kierowcy wykonywać pracę pojazdem wyposażonym w tachograf cyfrowy upewnij się że posiada odpowiednie kwalifikacje. Jeśli nie zna systemu tachografów cyfrowych należy przeszkolić kierowcę z zakresu przepisów oraz obsługi tachografu. Szkolenie z obsługi tachografu cyfrowego jest wbrew powszechnemu przekonaniu jedną z ważniejszych czynności którą należy wykonać zanim kierowca zacznie prowadzić pojazd wyposażony w tachograf cyfrowy.

4. Wyposaż pojazd w dodatkowy papier do drukarki tachografu.

Zgodnie z prawem w pojeździe musi znajdować sie wystarczająca ilość papieru do drukarki termicznej tachografu tak aby w dowolnym momencie była możliwość wykonania wydruku. To minimum to jedna rolka w tachografie i co najmniej jedna w zapasie. pamiętaj że papier do tachografu jest papierem termicznym i zaleca się go przechowywać z dala od źródeł ciepła.

5. Pobieraj dane z tachografu i z karty kierowcy.

Regularnie nie rzadziej niż raz na 28 dni pobieraj dane z karty kierowcy i co najmniej raz na 90 dni pobieraj dane z jednostki pojazdowej. Pamiętaj aby pograć dane :

• z pojazdu
  • natychmiast przed trwałym bądź okresowym przekazaniem pojazdu innej osobie lub firmie (np. w przypadkach sprzedaży pojazdu, wynajęcia),
  • natychmiast w sytuacji, gdy tachograf źle funkcjonuje, ale pobranie danych jest możliwe,
  • natychmiast w przypadku wycofania pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania
  • w oznaczonym terminie - w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty;
• z karty kierowcy
  • przed ustaniem stosunku pracy danego kierowcy,
  • przed upływem terminu rozwiązania umowy, na podstawie której świadczone były przewozy na rzecz podmiotu wykonującego przewozy drogowe
  • w przypadku stwierdzenia utraty ważności karty (od daty ostatniego pobrania do daty ważności karty)
  • w oznaczonym terminie - w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.

6. Zadbaj o dokumenty.

Zapewnij aby wszystkie dokumenty czyli pobrane dane i wydruki były przechowywane w sposób bezpieczny przez okres co najmniej 2 lat.

Zgodnie z Art. 26 ust. 3 i 4 rozporządzenia 561/2006
"Przedsiębiorstwo przechowuje wykresówki i wydruki w każdym przypadku sporządzenia wydruków zgodnie z Art. 15 ust. 1, w porządku chronologicznym oraz czytelnej formie, przez co najmniej rok po ich użyciu (2 lata wg Ustawy o czasie pracy kierowców) oraz wydaje ich kopie zainteresowanym kierowcom, na ich wniosek. Przedsiębiorstwo wydaje także zainteresowanym kierowcom, na ich wniosek, kopie danych wczytanych z kart kierowców oraz ich wydruki na papierze. Wykresówki, wydruki, oraz wczytane dane okazuje się lub doręcza na żądanie każdego upoważnionego funkcjonariusza służb kontrolnych."

7. Analizuj i kontroluj prace kierowcy.

Przedsiębiorca, który wykorzystuje pojazdy z tachografami cyfrowymi i/lub analogowymi, a jego kierowcy posługują się – odpowiednio, kartą kierowcy lub wykresówką, musi posiadać odpowiednie oprogramowanie, które służy do archiwizacji danych oraz analizowania zapisów pod katem spełnienia wymogów przepisów socjalnych. Dane pobrane z tachografu cyfrowego i karty kierowcy mogą być przechowywane na fizycznych mediach (np. CD) w formacie plików, w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mają tylko uprawnione osoby. W przypadku gdy firma posiada wiele oddziałów - w siedzibie głównej.

Kontrolowanie czasu pracy kierowców jest niezwykle ważne ze względu na wysokość kar jakie mogą zostać nałożone na przedsiębiorstwo za niedopełnienie obowiązku w stosunku do dokumentów (pobieranie i przechowywanie danych) oraz nieprzestrzeganie przez kierowców przepisów socjalnych. Maksymalna kara pieniężna jaka może zostać nałożona na przedsiębiorstwo wynosi 30 000 zł. Maksymalna kara administracyjna jaka może zostać nałożona na przedsiębiorstwo to utrata licencji oraz dodatkowe sankcje prawne na podstawie przepisów ogólnych włącznie z kara pozbawienia wolności.

8. Kontroluj pojazd.

Ze względu na wysokość kar przestrzegamy że stosowanie magnesów w celu fałszowania zapisów tachografów jest przestępstwem (nie mówiąc że namagnesowana obudowa skrzyni biegów to spory koszt).

9. Wystawiaj zaświadczenie o działalności.

Po powrocie kierowcy z okresu odpoczynku tygodniowego, w przypadku choroby czy pracy innej niż podlegającej przepisom rozporządzenia 561 czy AETR, przed wyjazdem należy kierowcy wystawić zaświadczenie o działalności.